L’Assessment preliminare alla progettazione di una nuova intranet ha come obiettivo la valutazione dell’efficacia e dell’efficienza del sistema in uso e l’individuazione degli interventi più idonei alla sua evoluzione.
- Allineamento dell’evoluzione del sistema ai desiderata
- Analisi dal punto di vista tecnologico e organizzativo
- Miglioramento del grado di soddisfazione degli utenti
- Studio di fattibilità e valutazione comparata costi/benefici
Attraverso gli incontri di approfondimento coi gli stakeholder della Intranet è stato possibile circoscrivere e prioritizzare gli obiettivi principali:
- Migliorare la comunicazione interna e la diffusione della conoscenza
- Aumentare la collaborazione tra i dipendenti
- Ridurre e ottimizzare i costi in termini di tempo e beni
- Aumentare la partecipazione alla redazione e gestione dei contenuti
- Migliorare la trovabilità e l'aggiornamento dei contenuti
- Migliorare l’usabilità
Dai target individuati nelle sessioni di ricerca qualitativa sono state delineate personas con interessi, necessità e frustrazioni nei confronti dell’attuale Intranet, ma allo stesso tempo desiderosi di uno nuovo strumento di lavoro in grado di rispondere alle loro aspettative.
1. Tecnologia come commodity:
è chiaramente emerso dall’analisi dell’as is e si è potuto verificare nel benchmark prodotto come la tecnologia costituisca un elemento abilitante di attuazione di soluzioni da progettare sulla base di quanto suggerito e già delineato in fase di co-creazione.
2. Comunicazione interna omnichannel:
la comunicazione moderna, anche interna, deve essere unificata e trasmessa attraverso tutti i canali disponibili garantendo un servizio ed una esperienza senza soluzione di continuità, ottimizzata per ciascuno strumento e contesto di utilizzo e accessibile previa autenticazione da qualsiasi posizione e dispositivo.
3. Scelte ed azioni data driven:
la raccolta dei dati non è un obiettivo poiché le informazioni sono già disponibili. Il loro tracciamento, monitoraggio e analisi forniscono indicatori utili per una costante ottimizzazione di servizi e contenuti basata su dati affidabili, aggiornati e concreti nel totale rispetto della privacy e della normativa di riferimento.
4. Autonomia e modularità:
nella nuova Intranet sarà curata l’esperienza utente anche in backoffice con l’obiettivo di rendere, attraverso servizi dedicati, i gestori il più possibili autonomi nella gestione e personalizzazione di alberatura, sezioni, pagine, singoli elementi di pagina.
In linea con la metodologia utilizzata per l’Assessment e quanto riscontrato nel benchmark condotto si consiglia l’utilizzo del metodo di sviluppo software Agìle per l’implementazione della nuova Intranet. Oltre che attuale questo approccio ben si presta ad un oggetto come la Intranet che ha come target e utilizzatore unico il personale interno all’azienda.
Per guidare e supportare gli utenti della Intranet ad un corretto approccio ed uso del nuovo ambiente la progettazione, il lancio, il primo avvio e il setup dello strumento dovranno tenere conto della teoria dei nudge (spinte gentili), ovvero delle soluzioni individuate nell’ambito dell’Architettura delle Scelte negli studi di Economia Comportamentale.
Ecco i bozzetti proposti per 2 sezioni chiave della intranet: la homepage e la MyPage per il dipendente
